שיטת הנהלת החשבונות המקובלת ביותר בעולם היא הנהלת החשבונות הכפולה, והיא פותחה כבר במאה ה-15 ע"י נזיר איטלקי שהיה גם מתמטיקאי מחונן בשם לוקה פאצ'ולי (שבין השאר העמיק לחקור את "יחס הזהב" אותו הגדיר כ"פרופורציה האלוהית"). אמנם מאז חלפו כבר למעלה מ-500 שנה, אולם עקרונותיה הבסיסיים נותרו כמעט ללא שינוי – אם כי הרישום עצמו, באופן טבעי, השתנה והפך ממוחשב. בנוסף, לנוכח היקף הפעילות והעסקאות של רוב העסקים בימינו, מומלץ לבצע הנהלת חשבונות כפולה ע"י רואה חשבון מנוסה.

מי חייב לבצע הנה"ח כפולה?
הבחירה בין הנהלת חשבונות כפולה לבין השיטה הנפוצה השנייה של הנה"ח, השיטה החד-צידית, אינה נתונה בידי בעל העסק אלא נקבעת ע"י רשויות המס, בהתאם לקריטריונים הקבועים בחוק (שמפרט גם מהם הספרים אותם יש לנהל בשיטה הכפולה עבור כל סוג עסק).

כך למשל מי שבבעלותו בית ספר לנהיגה יידרש להשתמש בשיטה הכפולה שפיתח פאצ'ולי אם בית הספר שלו מפעיל 5 כלי רכב או יותר או שבממוצע מספר התלמידים בביה"ס עולה על 150, בעלי מוסכים יידרשו לנהל ספרים בשיטה הכפולה אם המחזור השנתי שלהם עולה על 2.7 מיליון ₪, עבור סיטונאים הרף הוא מחזור של 3.45 מיליון ₪ בשנה או העסקת 5 עובדים ואילו אצל קמעונאים הרף הוא מחזור של 3.45 מיליון ₪ בשנה או העסקת 7 עובדים.

גם בתחומים אחרים קובעות תקנות מס הכנסה מי חייב לבצע הנהלת חשבונות כפולה ומי יכול לבחור בשיטה החד צידית, ומאחר שהתקנות מתעדכנות מעת לעת הרי שכדי לדעת בוודאות האם גם העסק שלכם מחויב בשיטה הכפולה כדאי להתייעץ עם רואה חשבון מוסמך.

העיקרון הבסיסי של הנהלת החשבונות הכפולה
העיקרון הבסיסי של הנהלת חשבונות כפולה הוא שישנם שני טורים, האחד זכות והשני חובה. בטור יתרת החובה מפורטים הנכסים שברשות העסק, ואילו בטור יתרת הזכות יופיעו ההון הקיים וההתחייבויות. בכל נקודת זמן יש לשמור על איזון בין החובה לבין הזכות.

לדוגמה, אם עסק מסוים רוכש מכונה חדשה ומשלם תמורתה במזומן, הרי שהפעולה תירשם בצד החובה כפלוס (במסגרת הנכסים שברשות העסק – שכמובן גדלים בזכות אותה מכונה), ובמקביל היא תירשם בצד החובה גם כמינוס (שכן יתרת המזומנים שברשות העסק, שגם היא מופיעה כנכס, קטנה).

ביצוע אותה פעולה כשהתשלום הוא באשראי מחייב רישום בצד החובה כפלוס (נכס נוסף לעסק) ורישום בצד החובה גם כן כפלוס (שכן ההתחייבויות של העסק גדלו בשל עסקת האשראי) – וכך האיזון בין הזכות לחובה נשמר.

יתרונות השיטה הכפולה
אמנם עלותה של השיטה הכפולה גבוהה יותר, שכן כאמור מומלץ בחום להפקיד את הרישום בידי איש מקצוע מיומן ומנוסה, אולם גם כך יתרונותיה המשמעותיים הופכים אותה למשתלמת, כך שלא רק מבחינת החוק כדאי לבחור בה.
בפרט קטן הסיכון לאובדן מידע חיוני, והמעקב אחר פעולות שצפויות להתרחש (תשלומים שיש לשם, תקבולים שאמורים לקבל וכו') טוב יותר.