הנהלת חשבונות המתבצעת באופן מקצועי ומוקפד הינה חלק בלתי נפרד מניהול תקין ונכון של כל עסק, קטן כגדול. אם בעבר הנהלת החשבונות הייתה מרוכזת במחברת מרופטת של מנהל חשבונות שעיפרון תחוב מאחורי אוזנו, הרי שכיום, באופן טבעי, ברוב רובם של המקרים מתנהל הרישום המדויק והמדוקדק של כל פעילות ופעילות של העסק באופן ממוחשב. ישנם עסקים, בעיקר קטנים, שבהם בעל העסק עצמו או אחד העובדים אחראי גם על הנהלת החשבונות, אולם אין ספק שהפקדת התחום בידיו של מנהל חשבונות מוסמך או רואה חשבון מבטיחה כי הרישום ימלא בצורה מושלמת את 2 מטרותיו העיקריות: הגשת כל הדוחות הנדרשים לרשויות המס, ובזמן; ובקרה איכותית על פעילות העסק כך שניתן יהיה לקבל החלטות חשובות על סמך נתונים מפורטים ומדויקים.

השיטות השונות של הנהלת החשבונות
ישנן שתי שיטות עיקריות לביצוע הנהלת חשבונות:

* חד צידית – בשיטת הנה"ח זו, המתאימה בעיקר לעסקים הקטנים, מתבצע רישום רק של ההכנסות וההוצאות.

* כפולה – שיטה שנקראת גם "השיטה האיטלקית" ובה מתבצע גם רישום של כל עסקה ולא רק של ההכנסות וההוצאות (למשל חברה
העוסקת במכירת מכוניות מחויבת לרשום איזו מכונית נמכרה ובאיזה סכום בכל עסקה).

חשוב להדגיש כי תקנות מס הכנסה הן הקובעות באיזו שיטה יתבצע הרישום בכל עסק.

הספרים והדוחות העיקריים במסגרת הנהלת החשבונות
הספרים והדוחות העיקריים הנכללים במסגרת הנהלת חשבונות איכותית ומוקפדת הם:

* פנקסי קבלות/ חשבוניות מס/ חשבוניות עסקה.

* ספר הזמנות – לא כל עסק מחויב בספר כזה, אבל עבור עסקים שכן מחויבים עפ"י החוק בניהול ספר הזמנות חשוב מאוד להקפיד על מילוי מדויק לחלוטין של ספר זה.

* כרטיסי עובדים – עבור עסקים שיש בהם עובדים, כמובן.

* כרטיסי ספקים.

* דוח מע"מ – אותו יש למלא אחת לחודש או חודשיים, בהתאם לתדירות שנקבעה עבורכם.

* דוח שנתי – דוח המוגש למס הכנסה אחת לשנה.

* דוח רווח והפסד – דוח לצרכים פנימיים המסייע לבעלי העסק להבין כיצד יוכלו לצמצם עלויות, להגדיל הכנסות ובאופן כללי לשפר את הרווחיות של העסק.

* מאזן – דוח המפרט את המצב הפיננסי של העסק בנקודת זמן מסוימת, וגם הוא כמובן נחוץ לקבלת החלטות איכותית.