בלא מעט מקרים עסקים קטנים, ואפילו בינוניים, מוותרים על שירותי הנהלת חשבונות מקצועיים, וזאת מתוך רצון לחסוך בהוצאות – אבל כדאי לדעת כי במקרים רבים שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים משפרים בסופו של דבר את הרווחיות. שתי הסיבות העיקריות לכך הן שראשית, בקרה חשבונאית מדויקת ומדוקדקת מאפשרת קבלת החלטות מושכלת יותר ועל סמך מידע עדכני ומפורט, ושנית, ניהול חשבונות לא מקצועי עלול להוביל לדיווחים שגויים לרשויות המס ובאופן כללי לתסבוכות עם רשויות אלה, ואין צורך לפרט עד כמה הדבר עלול להזיק הן לעסק והן לבעליו.

הנהלת חשבונות בסיסית
עסקים קטנים מהווים את עמוד השדרה של הכלכלה בארץ (וגם במדינות אחרות, כמובן). עפ”י נתוני משרד הכלכלה פועלים בישראל למעלה מ-150,000 עסקים המוגדרים כ”זעירים” (כאלה המעסיקים עובד אחד עד ארבעה) ועוד כרבע מיליון עצמאים. אל אלה ניתן לצרף גם את העסקים המעט יותר גדולים, שמעסיקים בין 5 ל-19 עובדים ומספרם מתקרב לכ-50,000. באופן טבעי עסקים אלה זקוקים להנהלת חשבונות בסיסית למדי – אבל אין פירוש הדבר שכדאי לוותר לחלוטין על השירות החיוני.

עבור כל אותם עסקים קטנים וכן העצמאים הרבים הפתרון המומלץ הוא רואה חשבון המתמחה במתן שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים. בדרך זו יזכה העסק לקבל שירות המותאם במיוחד עבורו וללא מרכיבים מיותרים מבחינתו, ובהתאם גם העלות של השירות לא תכביד יותר מדי על קופת העסק (והרי בסופו של דבר עסקים קטנים וגם בינוניים מחויבים באמת לחשוב טוב טוב לפני כל הוצאה אם ברצונם לשרוד).

בפרט כוללת הנהלת החשבונות הבסיסית המומלצת לעסקים הקטנים ולעצמאים ניהול ספרים והכנת הדוחות שאותם יש להגיש למס הכנסה ולמס ערך מוסף (ובמידת הצורך גם לביטוח לאומי).

האופציות השונות של ניהול החשבונות בעסקים קטנים

* העסקת מנהל חשבונות באופן קבוע – אופציה פחות מומלצת שכן ההיקף של הנהלת החשבונות לעסקים קטנים אינו מצדיק העסקת מנהל חשבונות מוסמך במשרה קבועה.

* ביצוע הפעולות השונות במסגרת הנהלת החשבונות הבסיסית ע”י בעל העסק או אחד העובדים/ות – בחלק מהמקרים הם נעזרים בתוכנה ייעודית, שכמובן גם לה יש עלות כספית. החיסרון העיקרי הוא סיכון מוגבר לטעויות ולהסתבכות עם רשויות המס עקב דיווחים לקויים או מאוחרים.

* מיקור חוץ – שכירת שירותי של רואה חשבון המתמחה במתן שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים. מומלץ בעיקר למי שאין לו את הידע הנדרש כדי לבצע את הרישומים השונים בעצמו, וכן למי שמעדיף להשקיע את המשאב החשוב ביותר, זמן, בפעילות העסקית שהוא מתמחה בה ולא בהכנת דוחות וניהול רישומים.

טעויות נפוצות שנגרמות עקב ויתור על שירותי הנהלת חשבונות
ויתור על שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים עלול להוביל לטעויות לכאורה שוליות אבל כאלה שעלולות לגבות מחיר יקר. כך לדוגמה כדאי לדעת שגם בתקופה שאין בה כלל הכנסות עדיין חובה לדווח הן למע”מ והן למס הכנסה (דוחות 0) ואי הגשת דוחות שכאלה תוביל ברוב המקרים לתשלום קנס.